Office Manager
Asbury, NJ
Aperçu du poste
Le/La responsable de bureau (Office Manager) est la ressource administrative principale pour le site du New Jersey et veille à ce que les activités courantes de bureau, de paie, de ressources humaines, d'achats, d'archivage et d'assistance au site soient exécutées avec précision et dans les délais impartis. Ce poste fonctionne de manière autonome dans le cadre des politiques établies, protège les renseignements confidentiels et assure la coordination avec les Ressources humaines de l'entreprise, les Finances, l'Informatique, le Service client et les autres fonctions supports. Ce poste n'a pas de collaborateurs directs et ne dispose pas du pouvoir décisionnaire unilatéral d'embaucher, de licencier, de sanctionner ou de modifier les politiques de l'entreprise.
Rôles et responsabilités
- Administration des ressources humaines
- Conformité et gestion documentaire
- Recrutement de collaborateurs
- Achats et collaboration avec les fournisseurs
- Administration de bureau
Expérience / compétences souhaitées
- Diplôme d'études collégiales/universitaires de niveau bac+2 (Associate degree) ou supérieur en administration des affaires, comptabilité, ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Expérience au sein d'un environnement de travail manufacturier, industriel, minier, de distribution ou tout autre environnement réglementé.
- Expérience avec ProcessPro ou un système ERP équivalent, ainsi qu'une plateforme électronique de paie et de gestion des temps.
- Connaissances de base de la tenue des registres MSHA, de la documentation liée aux accidents du travail, de l'administration des avantages sociaux et des exigences réglementaires du New Jersey en matière de dossiers du personnel.
- Expérience de soutien sur un site de petite taille où le poste exige de gérer en toute autonomie un large éventail de tâches administratives.
Conditions de travail
- Travaille principalement dans un bureau professionnel situé au sein d'un site de production industrielle en activité.
- Peut occasionnellement accéder aux zones de production, d'entreposage, de cour ou d'expédition et doit respecter toutes les règles de sécurité obligatoires ainsi que le port des équipements de protection individuelle requis.
- Utilise régulièrement un ordinateur, un téléphone, un photocopieur, un scanner et tout autre équipement de bureau standard ; position assise fréquente avec réalisation de tâches répétitives de saisie au clavier et de données.
- Doit être capable de communiquer efficacement, de vérifier visuellement des documents et des écrans d'ordinateur, de se pencher ou d'étendre les bras pour atteindre des dossiers et des fournitures, et de soulever ou transporter occasionnellement du matériel de bureau pesant jusqu'à 25 livres (environ 11 kg).
- Une présence régulière et fiable est une fonction essentielle de ce poste. Conditions particulières de travail précisées ci-dessous :
- Les conditions particulières de travail couvrent diverses circonstances allant du travail régulier en soirée et le week-end, au travail posté, en extérieur, dans des conditions climatiques exigeantes, etc.
Cette description de poste n'a pas pour vocation d'englober ni de contenir une liste exhaustive des activités, tâches ou responsabilités exigées pour ce poste. Aucun élément de cette description de poste ne limite le droit de la direction d'attribuer ou de réassigner des tâches et responsabilités à ce poste à tout moment, avec ou sans préavis.
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