Office Manager (m/w/d)
Asbury, NJ
Stellenübersicht
Der Office Manager fungiert als primäre administrative Ansprechperson für den Standort New Jersey und stellt sicher, dass routinemäßige Aufgaben in den Bereichen Büroorganisation, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Einkauf, Dokumentenverwaltung und Standortunterstützung präzise und termingerecht ausgeführt werden. Diese Position arbeitet selbstständig im Rahmen der festgelegten Unternehmensrichtlinien, schützt vertrauliche Informationen und stimmt sich mit der zentralen Personalabteilung (Corporate HR), Finanzen, IT, Kundenservice sowie weiteren Stabsfunktionen ab. Die Stelle beinhaltet keine Führungsverantwortung für direkt unterstellte Mitarbeitende und verfügt über keine eigenständige Befugnis zur Einstellung, Kündigung, Disziplinierung oder Änderung von Unternehmensrichtlinien.
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Personaladministration
- Compliance und Dokumentenlenkung
- Mitarbeiterrekrutierung
- Einkauf und Lieferantenkooperation
- Büroorganisation & Administration
Bevorzugte Qualifikationen / Kenntnisse
- Associate Degree oder höherer Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen, Personalwesen oder einem verwandten Fachbereich.
- Berufserfahrung in einem Fertigungs-, Industrie-, Bergbau-, Distributions- oder anderweitig regulierten Arbeitsumfeld.
- Erfahrung mit ProcessPro oder einem vergleichbaren ERP-System sowie einer elektronischen Plattform für Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung.
- Grundkenntnisse in der MSHA-Protokollierung, Berufsgenossenschafts-/Arbeitsunfall-Dokumentation (Workers' Compensation), Leistungsverwaltung (Benefits) sowie den für New Jersey geltenden arbeitsrechtlichen Dokumentationsanforderungen.
- Erfahrung in der Betreuung eines kleineren Standorts, an dem ein breites Spektrum administrativer Aufgaben eigenständig abgewickelt werden muss.
Arbeitsbedingungen
- Vorwiegend Tätigkeit in einer professionellen Büroumgebung innerhalb einer aktiven industriellen Fertigungsstätte.
- Gelegentlicher Aufenthalt in Produktions-, Lager-, Betriebs- oder Versandbereichen; hierbei sind alle geltenden Sicherheitsvorschriften und Anforderungen an die persönliche Schutzausrüstung strikt einzuhalten.
- Regelmäßige Nutzung von Computer, Telefon, Kopierer, Scanner und weiterer Standard-Bürotechnik; häufiges Sitzen sowie wiederkehrende Tastatur- und Dateneingabetätigkeiten.
- Fähigkeit zur effektiven Kommunikation, zur visuellen Prüfung von Dokumenten und Bildschirminhalten, zum Bücken oder Greifen nach Akten und Büromaterialien sowie zum gelegentlichen Heben oder Tragen von Büromaterialien mit einem Gewicht von bis zu 25 lbs (ca. 11 kg).
- Regelmäßige und verlässliche Anwesenheit ist eine wesentliche Anforderung dieser Position. Besondere Arbeitsbedingungen wie nachstehend aufgeführt:
- Besondere Arbeitsbedingungen umfassen eine Reihe von Umständen wie regelmäßige Abend- und Wochenendarbeit, Schichtarbeit, Arbeit im Freien, anspruchsvolle klimatische Bedingungen usw.
Diese Stellenbeschreibung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit bezüglich der Aktivitäten, Pflichten oder Verantwortlichkeiten, die für diese Stelle erforderlich sind. Das Recht des Managements, dieser Stelle jederzeit mit oder ohne vorherige Ankündigung Pflichten und Verantwortlichkeiten zuzuweisen oder neu zuzuordnen, bleibt hiervon unberührt.
Asbury-Bewerbungsformular (PDF)
Füllen Sie diesen Antrag aus und reichen Sie ihn zusammen mit Ihrem Lebenslauf ein.
Karriere-Formular
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